Кратък отговор
Агентите събират и разчитат фактури, категоризират движения, свързват плащания, проследяват пропуски и подготвят материалите за приключване. Когато е нужна преценка, въпросите стигат до вас или счетоводителя.
Подгответе месечния преглед още преди датата на приключване, като запишете кои документи и банкови движения очаквате за периода.
Какво се проверява всеки месец
Агентите събират и разчитат фактури, категоризират движения, свързват плащания, проследяват пропуски и подготвят материалите за приключване. Когато е нужна преценка, въпросите стигат до вас или счетоводителя.
Проверете дали всички фактури за периода са получени и дали банковите движения са свързани с документите.
Уточнете кои движения не могат да се категоризират автоматично и кой отговаря за тях.
Какво да подготвите преди прегледа
Съберете фактурите за покупки и продажби, извлеченията от банковите сметки и списъка с плащания, които още не са свързани.
Подгответе списък с необичайни плащания, авансови суми или корекции от предишен период, за да ги обсъдите наведнъж.
Запишете кой във фирмата одобрява плащанията и кой ще отговаря на въпросите по прегледа.
Кой какво отговаря
Счетоводителите одобряват счетоводните статии, предложени от агентите, и преглеждат изключенията, корекциите и материалите за месечно приключване.
Данъчната преценка и подаването остават професионална отговорност; AI финансовият директор дава финансовата картина в подкрепа на тази работа.
Разделете задачите така: автоматизираната обработка събира и категоризира, вие отговаряте за данните, които знаете само вие, а счетоводителят одобрява статиите и корекциите.
Попитайте кои изключения ще бъдат изпратени към вас и в какъв срок трябва да отговорите.
Касов отчет и одобрено счетоводство
Текущият отчет за приходите и разходите е на касова основа, успоредно с одобреното от счетоводителя счетоводство на начислена основа; прогнозите и данъчните решения изискват отделна професионална оценка.
Сравнете касовия отчет с одобреното счетоводство само след като сте уточнили каква основа ползва всеки документ.
Запишете разликите между двата изгледа, за да не ги приемате за грешки в данните.
Уговорки преди включване
Публикуваме фиксирани месечни цени: цената зависи от това дали фирмата е регистрирана по ДДС и колко документа има на месец.
Уговорете писмено какви материали получавате при месечно приключване и в какъв срок, преди да подпишете.
Изберете за пример приключен месец и сравнете резултата със сегашните си данни, преди да решите.
Чести въпроси
Какво трябва да съдържа материалът за месечното приключване?
Проверете списъка с материалите, които доставчикът обещава при месечно приключване, и запишете кои документи остават при вас.
Кой одобрява корекциите след месечния преглед?
Счетоводителите одобряват счетоводните статии, предложени от агентите, и преглеждат изключенията, корекциите и материалите за месечно приключване.
Уточнете писмено как се документират одобренията и корекциите и кой ги подписва.
Касовият отчет заменя ли счетоводството на начислена основа?
Текущият отчет за приходите и разходите е на касова основа, успоредно с одобреното от счетоводителя счетоводство на начислена основа; прогнозите и данъчните решения изискват отделна професионална оценка.
Уточнете кой решава кой отчет ще ползвате за вземане на решения и запишете отговора в уговорката.
Какво да направя, ако при прегледа липсва документ?
Отбележете липсващия документ с описание и дата, за да може екипът да проследи въпроса до решаването му.
Попитайте кой отговаря за проследяването и до кога трябва да бъде получен документът.