Кратък отговор
Започваме с разговор за сегашната ви организация и уточняваме обхвата и предаването. При включването събираме контекста за компанията и свързваме уговорените записи и източници.
Подгответе документите, достъпите и разпределението на отговорностите, преди да прехвърлите счетоводството.
Уговорете предаването писмено, за да знае всяка страна какво трябва да осигури.
Вашият списък за първия разговор
Отбележете какво вече сте подготвили. Останалото влиза в списъка за обсъждане. Не е нужно всичко да е готово, за да запазите разговор.
Това е лична подготовка, не проверка или одобрение на данни. Не въвеждате и не изпращате фирмени документи. Изборите се обработват само в браузъра и не се изпращат или записват от Vezna.
Следващата стъпка
Нова компания? Първо уточняваме обхвата, предаването и цената. Достъпът до Vezna е с покана.
Обсъдете включването ↗Вече сте клиент с достъп? Влезте във Vezna ↗. За работа с вашия AI асистент вижте свързване на ChatGPT или Claude (на английски).
Отговорности при включването
Разделете задачите между собственика, вашия екип, предишния счетоводител и новата услуга и запишете кой осигурява всеки документ и достъп.
Посочете лице за контакт, което отговаря на въпроси за дейността и одобрява достъпите.
Счетоводителите одобряват счетоводните статии, предложени от агентите, и преглеждат изключенията, корекциите и материалите за месечно приключване.
Уточнете кой решава кога даден въпрос изисква вашето участие и как ще получавате тези въпроси.
Списък с документи и информация
Съберете учредителните документи, данните за управителя и съдружниците и кратко описание на основната дейност.
Подгответе списък с банковите сметки, платежните системи и каналите за продажби, които дружеството използва.
Съберете договорите с основните клиенти и доставчици, данните за наетите лица и информацията за активите.
Отбележете кои периоди са приключени и кои остават отворени при сегашния счетоводител.
Достъп и свързване на източниците
Изберете кои хора от екипа трябва да имат профил и какво трябва да вижда всеки от тях.
AI асистент се свързва само с одобрение на собственика и губи достъп в момента, в който достъпът на човека бъде премахнат.
Прегледайте всяка връзка с банка, платежна система или асистент, преди да я одобрите.
Запишете кой е одобрил всяка връзка и кой може да я премахне, когато човек напусне или смени ролята си.
Обсъдете как ще се преглеждат достъпите при всяка промяна в екипа.
Въпроси за предаването от сегашния счетоводител
Поискайте оборотна ведомост към последния приключен период, дневниците за покупки и продажби и списък с неприключените въпроси.
Попитайте кои декларации и отчети вече са подадени и къде се пазят копията и потвърежденията за тях.
Уточнете кой съхранява първичните документи, ведомостите за заплати и регистъра на активите и как ще бъдат предадени.
Попитайте за неплатени фактури, неизяснени плащания и корекции, които още не са осчетоводени.
Сравнение на приключен период преди решението
Можем и да сравним един приключен месец с вашите дневници за покупки и продажби, за да видите резултата, преди да се прехвърлите.
Изберете приключен месец с типични за дейността операции и подгответе дневниците за покупки и продажби за него.
Сравнете резултата със сегашните си данни, запишете всяка разлика и обсъдете причините, преди да се прехвърлите.
Прегледайте разликите заедно с вашия счетоводител, за да разделите грешките в данните от особеностите на дейността.
Обхват, цена и следващи стъпки
Публикуваме фиксирани месечни цени: цената зависи от това дали фирмата е регистрирана по ДДС и колко документа има на месец.
Посочете всички дружества, дейности и хора, които трябва да бъдат обслужвани.
Поискайте писмено описание на уговорения обхват, отговорностите и предаването, преди да подпишете.
Запишете уговорките и ги прегледайте преди прехвърлянето.
Чести въпроси
Какво да подготвя преди разговора за обхвата?
Подгответе описание на дейността, приблизителния обем документи на месец, списък със сметките и платежните системи и имената на хората, които ще работят с услугата.
Запишете въпросите, които искате да изясните за предаването.
Как се спира достъпът на AI асистент?
AI асистент се свързва само с одобрение на собственика и губи достъп в момента, в който достъпът на човека бъде премахнат.
Прегледайте списъка с одобрените достъпи при всяка промяна в екипа.
Как ще протече предаването от предишния счетоводител?
Обсъдете как ще протече предаването от сегашния счетоводител и кой ще поиска архива.
Уговорете кои документи и справки ще бъдат предадени, в какъв вид и до кой приключен период.
Кога е подходящо да се прехвърли счетоводството?
Изберете момент след приключване на период, когато документите при сегашния счетоводител са подредени.
Обсъдете избраната дата с предишния счетоводител и новата услуга и я запишете в уговорката за предаване.